VP of administration / secretary

Дмитрий Баранов

Привет, я секретарь управляющего комитета!

Я добиваюсь, чтобы документы в отделении велись корректно, не терялись и попадали в нужные руки.

5 моих главных задач:

• знать все обо всех документах отделения (помогать всем сохранять и находить их по необходимости)
• собирать всех на совещания (для регулярных встреч я шлю уведомления заранее, за 30-40 дней)
• к совещаниям создать и согласовывать повестку, а в процессе совещаний вести протокол и следить, чтобы обсуждения сильно не отклонялись от повестки
• следить, чтобы входящая корреспонденция попадала адресатам
• координировать создание полиграфической продукции (буклеты, визитки)

Чтобы стать мной нужно:

• уметь вести протоколы и координировать совещания
• знать утвержденные документы Отделения (bylaw и policies) и PMI (bylaw, policies и Records Retention Requirements).
• иметь опыт в управлении проектами от 2х лет

Моя работа невозможна без навыков:

• активное слушание
• составление документов (writing skills)
• тайм-менеджмента

Я трачу каждый месяц на работу в Отделении > 15-25 часов.